昔から物覚えがよかったというわけではありませんが、最近はお客さんから聞いたことやお願いしたこと、自分がやったことを覚えていられず、同じことを聞いたり、お願いしたり、やってしまったりして、途中で気がつくということがよくあります。
「電子化の時代だ！」と、お客様からいただいた資料をスキャンして、画面上でメモ書きを加えて、その時はご満悦。
そのことを忘れて、後になって手元にある紙の資料が真っ白なのを見て、あわてて同じことを書き加える、そんなことがしょっちゅうです。
記憶が悪いこともありますでしょうが、一元管理がしっかりできていないからなのでしょう。
義務化される前に電子保存の試験運用
以前、2022年から電子取引はデータで保存！紙の原本保存は要注意！の記事でご案内した電⼦取引の電⼦保存は、2024年(令和6年)1⽉1⽇に延⻑されました。
とは言え、あと1年半後には電子取引の電子保存が義務となります。
当事務所では、一足早くネット購入した物の領収書などの電子保存を試験的に行っています。
PDFファイルとして、検索できるように日付・取引先名・金額を名づけてパソコンに保存をしております。
実際に電子保存を始めてみてどうだった？
経費精算は総務が紙で管理を行っておりますので、パソコン保存とは別に印刷したものを渡しているのですが、油断をすると紙での印刷のみで済ませてしまい電子保存を忘れます。
また、電子保存したことを忘れて再度電子保存かけてしまうこともあります。
電子と紙、そのままでは領収書・請求書などの書類の保存が2系統となってしまいます。
電子保存が義務化され、また、紙の書類をスキャンすることが認められる現在、1系統にするには、すべてを電子保存するとしかないようです。
IT時代の昨今、当然の流れのような気もします。
紙のものを電子データにして保存すれば、紙として保存しなくても、捨てても構わないのです。
そうすれば、保存場所も取りません。
印紙が貼ってある契約書すらも保存要件を満たす形でスキャンすれば廃棄しても良いようです。
でも、皆さんは捨てられますか？ 私にはとてもできそうもありません。
わざわざ紙の書類のスキャナ保存はその手間に加え、クラウド保存あるいはタイムスタンプを付与する必要があり、利用料が生じることになります。
電子保存やIT化は不要なの？
そのようなことはありません。
当事務所では日々IT化を図っております。
お客様の決算書控えは紙で保存するとともに、それをスキャンしてデータとして保存しておりますし、持ち歩いて出先で確認できるようにもしております。
最近では、一貫して電子データとして決算処理を行い、最終的にお客様に納めるものを紙にアウトプットする試みもしております。
