電子帳簿保存法について、制度概要と当事務所の現場で感じた現状についてご紹介します。
目次
電子帳簿保存法による電子保存はいつから？
令和6年1月1日より電子帳簿保存法による「電子取引の電子保存」が必要となります。
実はこの改正は令和4年1月1日施行予定でしたが、「準備が間に合わない」ということで、直前に「宥和措置（ゆうわいそち）」が設けられ、実施が実質的に2年間延期されていました。
今回、宥和措置が廃止される一方、一定の事業者には「猶予措置」が設けられることになりました。
そもそも電子帳簿保存法は「電子取引の電子保存」を含めて３本建てになっており、さらに上記の「措置」や10月実施のインボイス制度もあって、何がどうなるのか混乱してしまいます。
インボイス制度については、 今すぐ知りたい！インボイスの対応状況を具体的な事例で紹介 の記事で詳しく紹介しています。
電子帳簿保存法の対象となる書類
電子帳簿保存の対象となるのは、以下の3種類です。
それぞれの書類について確認しましょう。
国税関係帳簿
仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳など。
法人税や所得税など国税に関わる帳簿です。
国税関係書類
決算関係書類、取引関係書類が該当します。
決算関係では、貸借対照表、損益計算書、試算表、棚卸表などが該当します。
取引関係では、見積書、注文書、納品書、納品書、請求書などです。
電子取引
電子データでやりとりされる取引に関する見積書、注文書、納品書、請求書、領収書などの書類をEメールやクラウドサービスなどを利用して送受することが電子取引にあたります。
電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法には、電子帳簿保存、スキャナ保存、電子取引制度の3つの制度があります。
1.電子帳簿保存（会計ソフトの帳簿・書類のデータ保存）
パソコンの会計ソフトから作成した書類は、従来のような紙の打ち出しはせず、電子データのまま保存ができます。
適用したい事業年度の開始前3ヵ月以前に税務署への届け出を必要とします。
実際のところ、お客様では総勘定元帳などを見ることはないですし、書類としてあっても場所を取るだけですので、当事務所のお客様には、同意をいただいてデータ保存をしております。
税務調査に際して、調査官はデータ検索を利用して効率的な調査が行え、時にデータとして持って帰るなど、税務署も重宝しているものと思われます。
2.スキャナ保存（紙媒体をスキャナーで電子保存する）
紙の領収書類などをスキャンによる電子データとして保存する方法です。
読取り後、紙の書類は廃棄できるため、ペーパーレス化ができ、紙書類のファイリングや保存スペースも不要になります。
スマホで読み取って経理に送れば、紙の領収書の受け渡しも不要になります。
現状では、紙の領収書を破棄しても大丈夫なのかという不安感や、新しい社内ルールを作り浸透させる手間がかかるといった点から、進んでないように感じます。
3.電子取引の保存
令和６年１月１日より、電子取引をした場合は、必ず電子データを保存しなければいけません。
電子保存すべき電子データとは、メール添付された請求書、ネット取引の購入明細、公共料金などのWEB請求書、クレジットカード利用明細など、多岐にわたります。
スキャナ保存をしない場合、紙の領収書類と電子版の領収書類が混在することになります。
また電子取引については、ファイルが検索ができるように、ファイル名に取引先名・日付・金額を入れる作業が生じ、この作業がなかなか大変です。
